Visualizar e medir a eficiência dos funcionários não é algo fácil. Para que eles sejam produtivos, é necessário que mantenham um padrão em todos os processos que são designados.

A padronização de processos não faz, apenas, com que seus funcionários produzam mais em menos tempo, mas também apresenta benefícios em consequência do aumento da eficiência.

Com a padronização de processos, você consegue manter/aumentar a qualidade dos produtos, ou seja, todos os funcionários conseguem produzir de forma igual e sem defasagem. Através disso, há um controle maior da produção e das pessoas que operam, reduzindo os custos por conta da diminuição do tempo do processo.

Mas, você deve estar se perguntando: “Será que meus funcionários conseguiriam seguir de forma correta cada passo?”. A resposta é simples, nenhuma padronização de processos vai ser levada a sério se não houver treinamento e supervisão.

Os treinamentos são ótimas maneiras para interiorizar o conhecimento e divulgar os novos critérios. Eles podem durar de dois a três meses, mas cada caso deve ser analisado com muito cuidado para que o modo antigo seja superado.

Agora apresento a você a parte mais importante: Como padronizar os processos da sua empresa. Esse serviço demanda tempo e colaboração de todos os membros, já que cada atividade será analisada para tornar tudo mais eficiente.

Na Empresa JR ADM UFBA, a padronização de processos é um dos principais serviços oferecidos para empresas de diferentes portes. Essa solução é realizada de forma analítica e estratégica, desenvolvida em 4 passos apresentados a seguir.

Afinal, como otimizar a padronização de processos?

Entrevista com os colaboradores

O primeiro passo para a realização da padronização de processos numa empresa é a entrevista com todos os colaboradores. Essa parte é crucial, pois é o momento que cada funcionário vai descrever cada uma das suas atividades, passo a passo e de forma detalhada.

Esse momento exige muita atenção, muita organização e tempo, pois muitos funcionários possuem processos longos ou uma grande quantidade de demanda.

Desenho de todos os processos descritos

A etapa de desenho de processos é simples mas exige muita atenção. O consultor irá dispor de forma mais visual, transcrevendo todas as atividades informadas pelos funcionários em um fluxograma (desenho de processos).

Na Empresa JR ADM UFBA é utilizado o software Bizagi, específico para esse trabalho. Abaixo, há um exemplo de desenho de processo de Verificação de E-mails do setor financeiro de uma empresa.

Análise de gaps

Após desenhar os processos, é necessário avaliar se as atividades estão ocorrendo da melhor maneira. Dessa forma, o consultor irá analisar possíveis maneiras de torna-lo mais produtivo, com menos gaps e mitigando erros.

Por exemplo, no desenho anterior, podemos identificar que não há necessidade de todos os e-mails serem respondidos, portanto, essa atividade deve ser remodelada para o aumento da eficiência desse processo.

Remodelagem de processos

Na remodelagem de processos, todos os gaps e possíveis erros foram mitigados, sendo assim a produtividade e eficiência dos funcionários terão um rendimento maior. É importante lembrar que nem sempre há melhorias nos processos, mas é interessante que haja uma revisão dos processos periodicamente, com pontos de vistas distintos, tornando a análise mais diversificada.

Assim, a remodelagem é o desenho do processo com melhorias, como o exemplo abaixo, do processo de Verificação de E-mails mostrada anteriormente.

Sobre a Empresa JR ADM UFBA

Com 29 anos de mercado, a Empresa JR ADM UFBA se configura como uma das consultorias mais experientes do mercado soteropolitano. Tendo isso em vista, possui todo o know-how necessário para entender e padronizar os processos da sua empresa da melhor maneira, para que, dessa forma a sua ornganização possa alcançar a maior eficiência possível e os resultados sejam potencializados como nunca. Quer saber mais? Acesse nosso site!