Quando se trata de análise financeira e contabilidade, despesas de capital e despesas operacionais são alguns dos termos mais comumente confundidos. Ambos são despesas de negócios e, às vezes, a linha que separa os dois pode ser confusa. Por exemplo, a compra de uma copiadora seria um CapEx, mas a compra de toner e papel seria OpEx.

CapEx e OpEx são tratados de forma diferente do ponto de vista do Imposto de Renda e as empresas preferem um ao outro com base em diversos motivos. Há uma distinção clara entre os dois – eles não podem ser usados ​​de forma intercambiável. Uma vez que os tratamentos tributários de CapEx e OpEx são diferentes, é importante saber o que significam essas duas despesas.

O que é despesa de capital (CapEx)?

As despesas de capital (CapEx) referem-se aos fundos usados ​​por uma empresa para adquirir, manter e atualizar ativos fixos. Isso pode incluir instalações, bens e equipamentos (PP&E), como edifícios, máquinas e infraestrutura de escritórios.

Geralmente, são ativos de longo prazo que têm vida útil ou finalidade produtiva superior a um período contábil.

Quando uma empresa incorre em despesas para gerar lucro no futuro, é mais provável que sejam despesas de capital. As compras de ativos podem ser novos ou ativos que melhoram a vida produtiva de um já existente.

Exemplos de despesas de capital

– Edifícios comerciais, incluindo os custos que prolongam sua vida útil;
– Equipamentos de escritório como: computadores, copiadoras e móveis;
– Veículos;
– Patentes, licenças, marcas registradas, direitos autorais.

O que é Despesa Operacional (OpEx)?

Despesa operacional (OpEx) é o dinheiro que uma empresa gasta regularmente para administrar suas operações diárias. Como as despesas operacionais constituem a maior parte das despesas do dia a dia, as empresas tentam minimizar esses custos com planejamento e gerenciamento cuidadosos. As despesas operacionais geralmente não trazem benefícios futuros.

Exemplos de despesas operacionais:

– Aluguel do escritório;
– Serviços de utilidade pública;
– Internet;
– Estoque – Custos das mercadorias vendidas;
– Salários.

Como contabilizar CapEx e OpEx

Os gastos de capital não são totalmente deduzidos no período contábil em que foram incorridos, mas sim depreciados para distribuir o custo ao longo da vida útil do ativo. Todos os anos, uma parte do ativo é “gasta”.

As despesas de capital são registradas como ativo no Balanço Patrimonial. Na demonstração do fluxo de caixa, está registrado em “atividades de investimento”. No caso da Demonstração do Resultado, os custos são debitados na conta de despesas como depreciação.

Assim como os ativos tangíveis são depreciados ao longo do tempo, os ativos intangíveis e as propriedades intelectuais são amortizados ao longo do seu ciclo de vida.

Utilitários, aluguel, salários e outras despesas comerciais estão listados na seção “Despesas operacionais” na demonstração de resultados. Quando pensamos em CapEx vs OpEx, as despesas operacionais são dedutíveis do imposto de renda para o período contábil em que foram incorridas, enquanto as compras de capital não.

Softwares são CapEx ou OpEx?

Tradicionalmente, os investimentos em TI seriam considerados CapEx, para que as empresas possam aproveitar a amortização dessas despesas ao longo do tempo. O software é proprietário e muitas vezes feito sob medida para as organizações. Após o advento da era da nuvem, as empresas mudaram as despesas de TI para OpEx.

A maioria das ferramentas SaaS são baseadas em assinatura; as empresas pagam esses custos em uma base mensal ou anual, fazendo com que essas despesas se estendam além do ano corrente. Além disso, essas despesas não podem ser consideradas ativos.

CapEx vs OpEx: como escolher o modelo certo

A escolha entre CapEx e OpEx pode impactar as decisões de compra de uma organização em grande medida. Por exemplo, as empresas podem optar por alugar propriedades e equipamentos em vez de comprá-los. Isso permite que eles deduzam totalmente as despesas em dinheiro ao calcular os impostos do ano corrente.

Existem alguns casos em que faz mais sentido optar pelo CapEx. A compra e a posse de ativos de capital podem aumentar a solidez financeira de qualquer empresa. Além do alto custo inicial, você não continua pagando por isso.

Mesmo que as despesas de capital não sejam imediatamente dedutíveis do imposto, os ativos de capital podem fornecer benefícios fiscais futuros durante um período de tempo. Conforme o equipamento envelhece, seu valor é depreciado ao longo da vida do ativo. A despesa de depreciação pode ser reembolsada no final de cada ano contábil.

Embora signifique pouca economia em impostos, indica um maior lucro e valor do ativo no balanço patrimonial que pode ser relatado às partes interessadas (stakeholders).

No entanto, as despesas de capital não podem ser desfeitas sem que os negócios incorram em pesadas perdas. Se sua empresa prevê um crescimento rápido ou mudanças tecnológicas, OpEx seria naturalmente uma escolha melhor.

Dicas que irão ajudar com o planejamento de CapEx

Confira algumas dicas que podem te ajudar:

Crie um orçamento CapEx

Os projetos CapEx podem facilmente sair do controle quando você não tem um plano de orçamento. Ele começa com a especificação do teto de gasto de capital, ou o valor máximo que a organização está disposta a gastar na aquisição, atualização ou manutenção de um ativo de capital. Isso ajudará a definir o orçamento de CapEx. As ferramentas de análise de CapEx usam dados factuais para avaliar as situações financeiras atuais e futuras e fornecer números razoáveis.

Mantenha orçamentos CapEx separados dos anuais

Quase todas as empresas orçam separadamente para ativos de capital. Eles ainda têm processos de aprovação separados para o orçamento CapEx e o orçamento anual. Isso se deve às implicações e benefícios financeiros que se espalham ao longo dos anos, ou mesmo décadas, em alguns casos. Requer escrutínio e análise adequados para garantir que as decisões corretas de CapEx sejam tomadas.

Quando se trata de prever CapEx, é um crime tentar adivinhar. Sem números confiáveis, é impossível ter um orçamento de CapEx realista. É realmente importante executar os números por meio de programas de software relevantes e chegar a números razoáveis para ROI e outras métricas.

Dedução Fiscal

A dedução fiscal nem sempre é o único objetivo para todas as empresas. Se uma empresa deseja aumentar seus ganhos, ela pode optar por dispêndios de capital e apenas subtrair uma pequena parte deles como despesa ao longo dos anos. Isso representará um maior valor dos ativos em seu balanço e também um aumento no lucro líquido que poderá mostrar aos investidores. Isso acabará aumentando a avaliação da empresa e também o preço das ações.

Em conclusão

As despesas de capital são compras essenciais que serão utilizadas no futuro. A vida útil dessas compras vai além do período financeiro atual em que os ativos são adquiridos. Esses custos só podem ser recuperados ao longo do tempo por meio de depreciação ou amortização, dependendo se o Capex é um ativo tangível ou intangível.

Por outro lado, as despesas operacionais representam as despesas diárias necessárias para manter o negócio em funcionamento. Opex são custos de curto prazo e as despesas são totalmente dedutíveis de impostos. O Opex pode ser totalmente deduzido no mesmo período contábil em que os itens são comprados.

Se você está tentando determinar CapEx vs OpEx, nem sempre é uma situação “este ou aquele”. As empresas precisam decidir em qual modelo cada despesa se enquadraria, conhecendo totalmente as compensações. Você precisa deliberar sobre o orçamento, metas financeiras, disponibilidade de fundos e benefícios fiscais antes de tomar uma decisão.