As constantes instabilidades econômicas do mercado tornam a busca por bons resultados cada vez mais desafiadora para as empresas.

Nesse cenário,

os empresários devem buscar as soluções necessárias para resolver as dificuldades da empresa. Como não é possível controlar o ambiente externo, prevendo as ameaças e oportunidades, é preciso analisar o ambiente interno da empresa para que seus recursos possam ser melhor aproveitados.

E um dos melhores caminhos para alcançar esse objetivo é através da estruturação organizacional.

Por ser um processo complexo que envolve todas as áreas da empresa, neste artigo, vamos detalhar as etapas necessárias e mostrar como ele pode ser utilizado para melhorar os resultados da sua empresa. 

Boa leitura.

O que é estruturação organizacional

A estruturação organizacional abrange a maneira como a empresa está dividida e hierarquizada, definindo como é realizada a gestão de seus processos e a comunicação entre os diferentes setores.

Sua implementação deve ser planejada pelos gestores de acordo com as necessidades da empresa, visando atingir seus objetivos estratégicos.

A representação gráfica da estrutura organizacional é feita por meio do organograma, que deve ser desenhado para se obter uma série de informações sobre as áreas de negócio em que a empresa atua e também sua forma de lidar com os mercados e os clientes.

Além da definição do organograma, a estruturação organizacional também inclui a descrição de cargos, com as respectivas atividades e funções de cada um dos colaboradores dentro da organização.

As 3 etapas para realizar uma Estruturação Organizacional

Vamos ver, a seguir, as três etapas necessárias para uma implementação segura e eficiente da estruturação organizacional.

1 – Levantamento de dados e informações

A primeira etapa consiste no levantamento de todas as informações sobre a empresa. Esse levantamento será essencial para o desenvolvimento das etapas seguintes.

Existem diversas formas de obter esses dados. Vamos citar algumas com seus respectivos objetivos:

• Entrevista com o dono da empresa visando obter as informações sobre a quantidade de colaboradores, setores, cargos, bem como a hierarquia e comunicação entre eles;
• Entrevistas com os funcionários para compreender suas atividades e os processos nos quais estão envolvidos. Também é importante obter informações gerais sobre a empresa para validar o que foi dito pelo empresário;
• Análise de aspectos informais, que consiste em analisar um conjunto de fatores mais subjetivos que podem impactar diretamente na execução dos processos e na obtenção dos resultados empresariais. Por isso, o objetivo deste item é verificar como está a sincronia dos colaboradores com a organização, seus ideais, metas e objetivos, identificando se existem comportamentos que possam afetar negativamente a organização.

Feita a coleta detalhada de todas as informações necessárias, inicia-se a segunda etapa do processo.

2 – Modelagem do estado atual

A segunda etapa da estruturação organizacional tem como objetivo identificar os problemas existentes na organização e entender como eles impactam na empresa. A partir deste diagnóstico será possível definir os pontos de melhoria, potencializando os resultados da empresa.

Os dados e informações coletados na primeira etapa serão utilizados para entender como os processos são executados, atualmente, identificando os riscos presentes.

Assim, na próxima etapa, será possível repensa-los, sugerindo soluções que aumentem a produtividade da empresa. A partir do momento em que todos os processos organizacionais foram desenhados, pode-se iniciar a terceira etapa.

3 – Modelagem do estado futuro

A terceira e última etapa da estruturação organizacional tem como objetivo mitigar todos os riscos e erros identificados na etapa anterior, otimizando os processos para que sejam realizados da melhor forma, permitindo que a empresa alcance os objetivos desejados.

Ou seja, a principal função nesta etapa é identificar e solucionar os gargalos, aumentar a produtividade e diminuir os custos. Vale ressaltar que nem todos os processos precisam ser remodelados, apenas aqueles que apresentam maior risco para a empresa.

Potenciais dificuldades

Durante o processo de implementação da estruturação organizacional pode-se encontrar algumas dificuldades que devem ser tratadas devidamente para que tudo ocorra como planejado.

Algumas dessas dificuldades estão relacionadas às falhas e ruídos de comunicação entre aqueles que estão participando diretamente do processo. É preciso deixar claro para os colaboradores os objetivos pretendidos para que todas as informações possam ser coletadas a contento.

Para lidar com esta questão, pode-se utilizar várias ferramentas tecnológicas de comunicação interna como uma intranet corporativa, por exemplo.

Outra dificuldade comum que pode ser encontrada, principalmente na terceira etapa da estruturação organizacional, é a resistência às mudanças necessárias por parte dos colaboradores.

Esta é uma das barreiras mais comuns quando se tenta implantar uma nova estrutura organizacional, mais alinhada com o planejamento estratégico da empresa.

Neste caso,

a solução indicada é investir em formas de comunicação que tornem bem claros os objetivos e metas da empresa, bem como a relação de cada funcionário com o resultado esperado a partir daquelas mudanças.

Procure ajuda especializada

Como visto, a estruturação organizacional é um processo complexo que envolve todos os setores da empresa.

Além disso,

há uma série de fatores que o empresário deve considerar quando for escolher a estrutura da sua empresa como, por exemplo, as obrigações tributárias e legais, os custos de operação, o capital e a administração necessária.

Frequentemente, a própria empresa não terá, em seus quadros, profissionais com as devidas competências para tratar de um projeto tão importante para o futuro da organização.

E, mesmo que tenha, o tempo e energia necessários para realizar as três etapas mostradas anteriormente, poderão inviabilizar a realização das atividades rotineiras de responsabilidade dos profissionais alocados para estudar a estruturação organizacional da empresa.

Por conta desses motivos,

a melhor solução pode ser procurar aconselhamento profissional externo, antes de decidir qual será a estrutura da empresa.

Contratar uma consultoria ajudará a analisar, de forma isenta, os aspectos administrativos, financeiros e legais da empresa, abrangendo o tamanho e o tipo de negócio, sua equipe de trabalho e os planos de crescimento futuro, escolhendo o modelo organizacional mais alinhado ao planejamento estratégico.

Nós, aqui da Empresa JR ADM UFBA, prestamos estes serviços, mapeando problemas e propondo soluções que ajudam nossos clientes a melhorar os resultados da sua empresa.

Se deseja conhecer nosso trabalho, entre em contato conosco. Teremos o maior prazer em ajudar!