Introdução
Neste artigo serão abordadas questões acerca do surgimento da profissão de Secretariado Executivo, bem como a evolução desta. Serão tratadas também, questões referente às competências que são exigidas e trabalhadas durante a formação acadêmica deste profissional.
Ademais, a fins de conhecimento, irão ser destrinchadas cada uma das competências sob uma visão contextualizada ao meio organizacional, para que seja possível visualizar as atividades e funções atribuídas a este profissional de forma palpável, contribuindo assim, para uma melhor visibilidade da atuação do(a) Secretário(a) executivo(a) e da aplicação destas competências no contexto.
Para concluir, visando apresentar a profissão para além do cargo, haverá a abordagem de diferentes áreas de atuação, linkando habilidades diferenciais as quais dizem respeito a individualidade de cada pessoa mas que também, durante a formação, o próprio curso oferece possibilidade do despertar interesse, por meio da grade curricular ofertada, para que possa haver o desenvolvimento desta.
Desejo a você do outro lado da tela, uma boa leitura, aproveite!
Desenvolvimento
A profissão de Secretariado Executivo teve seu surgimento no contexto histórico dos escribas (500 a.C). Estes foram os primeiros a exercer as funções e desenvolver as atividades de escrita, redação, traduções, contabilidade, arquivamento e armazenamento das informações. (Nonato, 2009; Giorni, 2017). Além disso, outro ponto a ser destacado é o fato de neste período a profissão ser majoritariamente masculina, porém, com o passar do tempo em torno do século XX, houve a inserção de mulheres atuando nessa função.
No período da idade média, a função se apagou no ambiente organizacional, porém na idade Moderna com o contexto do comércio e das guerras, a profissão ressurge, se inserindo no contexto organizacional e seguindo até atualmente em constante evolução.
Com o passar do tempo a profissão teve sua evolução, passando a utilizar tecnologias cada vez mais avançadas (algo intrínseco ao Secretário Executivo), sendo necessário e requisitado no mercado de trabalho. Além disso, a profissão passou a ampliar ainda mais suas tarefas e possibilidades de atuação em outros cargos, podendo hoje atuar como Gestor, Consultor e até mesmo empreendedor, devido às suas competências, visão estratégica, excelência, e multidisciplinaridade.
Ao abordar as competências as quais são direcionadas a estes profissionais, tem-se a subdivisão entre Soft Skills e Hard Skills, as quais nessas duas vertentes, possuem diferentes habilidades e competências que são direcionadas ao Secretário(a) Executivo(a), desde a sua formação acadêmica, até a entrada no contexto mercadológico.
Para contextualização, as Soft skills são habilidades comportamentais e interpessoais as quais necessitam de contexto social. Para desenvolver estas habilidades é necessário um nível maior de compreensão pois elas estão ligadas a personalidade que afetam a forma como será desenvolvida, o que impacta diretamente na percepção em situações empresariais e equipes. Já as Hard Skills são aquelas ligadas ao conhecimento técnico, estas são facilmente percebidas pois podem ser ditas e comprovadas objetivamente na prática em uma entrevista de emprego por exemplo, podendo ser comparada por níveis inclusive, a exemplo idiomas (nível básico, intermediário e avançado).
A seguir será desenvolvido uma introdução sobre cada competência que selecionei para discussão. Segue tabela abaixo das habilidades que serão abordadas para visualização:
1. Organização
Quando abordamos o significado de organização, tem-se a seguinte definição: Ação ou efeito de organizar; ato ou resultado de se organizar.
O profissional de Secretariado Executivo é, por essência, um profissional organizado e isso não se trata apenas de um traço de personalidade, mas de uma competência desenvolvida e aprimorada ao longo da formação acadêmica e da prática profissional. No contexto organizacional, a organização se manifesta desde a gestão da agenda da alta liderança até o controle de documentos, arquivamento de informações e coordenação de múltiplas demandas simultâneas.
No que tange à organização pessoal e profissional, o secretário executivo lança mão de diferentes ferramentas que potencializam sua capacidade de gerenciar o tempo e as prioridades de forma eficiente. Entre as mais utilizadas no mercado, destacam-se plataformas digitais como Monday, Trello e Ummense, que permitem a visualização e o acompanhamento de tarefas em tempo real, facilitando a comunicação e o alinhamento entre equipes. Além destas, o Google Agenda se mostra um aliado indispensável no agendamento de compromissos e no controle de prazos, enquanto checklists, planners físicos e fluxogramas auxiliam na estruturação de processos e na garantia de que nenhuma etapa seja negligenciada.
É importante ressaltar que a escolha das ferramentas pode variar de acordo com o perfil da empresa, a área de atuação e as preferências do profissional, o que permanece constante é a necessidade de um sistema organizado que permita a execução das atividades com precisão e eficiência, garantindo que a gestão da informação e do tempo seja uma força, e não um gargalo, dentro da organização.
2. Comunicação
A comunicação é, sem dúvida, uma das competências mais essenciais para qualquer profissional, e no Secretariado Executivo ela assume um papel ainda mais estratégico. Isso porque o profissional de Secretariado Executivo atua como um elo de ligação entre diferentes níveis hierárquicos dentro de uma organização, transitando entre o nível operacional, tático e estratégico com desenvoltura e clareza.
No nível operacional, a comunicação se faz presente no dia a dia da execução de tarefas, no repasse de informações entre equipes, no atendimento e direcionamento de demandas. Já no nível tático, o profissional precisa intermediar decisões, traduzir diretrizes da alta liderança para as equipes e garantir que os processos comunicacionais fluam sem ruídos. No nível estratégico, a comunicação torna-se ainda mais refinada: trata-se de redigir documentos corporativos, representar a empresa em situações formais, preparar e conduzir reuniões e, muitas vezes, ser a voz e a imagem da liderança perante diferentes públicos.
Além da comunicação verbal e escrita, o secretário executivo também desenvolve a escuta ativa, a capacidade de ouvir com atenção e interpretar não apenas o que é dito, mas o que está nas entrelinhas. Essa habilidade é fundamental em ambientes corporativos onde a tomada de decisão depende de informações precisas e bem comunicadas. Assim, comunicar-se bem não é apenas falar ou escrever com clareza, mas saber adaptar a linguagem ao interlocutor, ao contexto e ao objetivo que se deseja alcançar.
3. Gestão de conflitos
Os conflitos fazem parte da realidade de qualquer ambiente organizacional. Diferenças de opinião, disputas por recursos, ruídos de comunicação entre setores ou divergências durante reuniões são situações que emergem naturalmente quando há pessoas trabalhando juntas em prol de objetivos comuns e nem sempre com os mesmos pontos de vista.
O profissional de Secretariado Executivo, por ocupar uma posição estratégica de intermediação entre diferentes áreas e níveis hierárquicos, frequentemente se vê no centro dessas situações. Seja no papel de mediador durante uma reunião tensa entre equipes, seja na gestão de expectativas entre lideranças e colaboradores, é esperado que esse profissional saiba lidar com conflitos de forma ética, imparcial e eficaz.
A gestão de conflitos envolve, antes de tudo, a capacidade de escuta ativa e empatia, compreender os diferentes pontos de vista sem juízos precipitados. Em seguida, é necessário identificar a origem do conflito (que pode ser comunicacional, estrutural, interpessoal ou de valores), para então propor ou facilitar uma solução que preserve as relações e o ambiente de trabalho. No cotidiano organizacional, isso pode se traduzir em conduzir reuniões de alinhamento, mediar conversas entre setores com interesses divergentes ou simplesmente saber quando escalar uma situação para a liderança adequada.
Essa competência, portanto, não trata apenas de resolver problemas, trata-se de preveni-los, criando um ambiente de trabalho mais harmônico, colaborativo e produtivo.
4. Habilidades Tecnológicas
Vivemos em uma era em que a tecnologia não é mais um diferencial, mas uma exigência do mercado de trabalho. Para o profissional de Secretariado Executivo, o domínio de ferramentas tecnológicas é parte constitutiva da sua atuação e vai muito além do básico.
No dia a dia organizacional, esse profissional faz uso de uma ampla gama de ferramentas digitais que otimizam processos, facilitam a comunicação e contribuem para a tomada de decisões. Entre as mais utilizadas estão plataformas de gestão de projetos como Trello e Monday.com, ferramentas de comunicação corporativa como Slack, Google Meet e Microsoft Teams, além de suítes de escritório como o Pacote Office e o Google Workspace (Docs, Sheets, Drive). Ferramentas de design como o Canva também entram nesse repertório, especialmente em funções que demandam criação de apresentações e materiais visuais. O uso de Inteligências Artificiais como apoio à produtividade é também uma realidade crescente nesse contexto.
É importante destacar que o conjunto de ferramentas utilizado pode variar significativamente de acordo com a área de atuação e o perfil da empresa. Um secretário que atua em uma multinacional pode trabalhar intensamente com ferramentas de videoconferência e gestão global de agendas, enquanto um que atua em uma consultoria pode focar em análise de dados e produção de relatórios. O que se mantém constante é a postura de adaptabilidade tecnológica, a disposição e a capacidade de aprender e incorporar novas ferramentas conforme as demandas do mercado evoluem.
5. Ética e lealdade
A ética e a lealdade são pilares inegociáveis na atuação do profissional de Secretariado Executivo. Por ocupar uma posição de grande proximidade com a alta liderança das organizações, esse profissional tem acesso frequente a informações sensíveis e confidenciais, desde documentos estratégicos e contratos até decisões que ainda não foram tornadas públicas internamente.
Essa posição de confiança exige uma postura ética sólida, que se traduz no sigilo profissional absoluto, na discrição ao lidar com situações delicadas e na capacidade de separar o âmbito pessoal do profissional. Vazar informações, mesmo que de forma não intencional, pode comprometer negociações, prejudicar relações institucionais e gerar consequências graves para a empresa e para a própria carreira do profissional.
Além do sigilo, a ética no Secretariado Executivo também se manifesta na honestidade nas relações com colegas e superiores, na transparência na comunicação e no compromisso com os valores da organização. A lealdade, por sua vez, não significa concordância cega com tudo que é determinado, mas sim o comprometimento genuíno com os objetivos organizacionais e com a relação de confiança estabelecida com a liderança. É essa combinação entre ética e lealdade que consolida a credibilidade deste profissional dentro do ambiente corporativo.
6. Postura e liderança
A postura profissional é uma das marcas registradas do Secretário Executivo. Ela vai além da forma de se vestir ou de se portar fisicamente, trata-se de um conjunto de comportamentos, atitudes e valores que transmitem credibilidade, confiança e comprometimento em qualquer ambiente.
No que tange à liderança, é importante desmistificar a ideia de que liderar está exclusivamente associado a ocupar um cargo de chefia. O secretário executivo exerce liderança situacional cotidianamente: ao coordenar reuniões, ao conduzir equipes em projetos específicos, ao propor melhorias nos processos ou ao assumir a responsabilidade por determinadas entregas. Trata-se de uma liderança que se manifesta pela influência, pela organização e pela proatividade.
Durante reuniões, por exemplo, cabe ao secretário não apenas registrar as discussões, mas muitas vezes coordenar a pauta, garantir que os assuntos sejam tratados dentro do tempo estipulado e que as decisões tomadas sejam documentadas e encaminhadas aos responsáveis. Essa atuação requer presença, assertividade e uma postura segura que inspire confiança nos demais participantes.
O curso de Secretariado Executivo trabalha ativamente o desenvolvimento dessa competência, promovendo situações que estimulam o protagonismo, o pensamento crítico e a capacidade de tomar iniciativa, elementos fundamentais para quem deseja atuar de forma estratégica e não apenas operacional dentro das organizações.
7. Idiomas
O domínio de idiomas é um dos grandes diferenciais do profissional de Secretariado Executivo e também uma das competências mais trabalhadas ao longo da formação acadêmica. O curso oferece uma grade curricular robusta no que diz respeito às línguas estrangeiras: inglês, português e espanhol são disciplinas obrigatórias, abordadas desde o nível básico ao avançado, e incluindo redação empresarial em cada um desses idiomas. Além disso, o curso disponibiliza como matérias optativas o francês, o italiano e o alemão, ampliando ainda mais o repertório linguístico do profissional.
Essa formação plurilíngue abre um leque significativo de possibilidades de atuação no mercado. Em empresas com atuação internacional, o secretário bilíngue ou multilíngue torna-se um ativo estratégico, sendo capaz de mediar comunicações, interpretar documentos e representar a empresa em contextos que exigem o uso de outros idiomas. Além disso, o profissional pode atuar como tradutor em diferentes setores dentro de organizações, seja na área jurídica, comercial, de recursos humanos ou comunicação, ou mesmo de forma autônoma, prestando serviços de tradução e interpretação para empresas e eventos.
O domínio de idiomas não apenas amplia as possibilidades de atuação, mas também agrega valor à carreira, tornando o profissional mais competitivo e apto a ocupar posições de maior responsabilidade e remuneração no mercado de trabalho global.
8. Análises de dados
Cada vez mais, as organizações baseiam suas decisões em dados e o profissional de Secretariado Executivo não está alheio a essa realidade. A análise de dados é uma competência que vem ganhando espaço crescente no repertório deste profissional, que muitas vezes atua como um analista de suporte à alta liderança.
No cotidiano organizacional, essa habilidade se manifesta na produção e interpretação de relatórios, no acompanhamento de indicadores de desempenho, na organização e sistematização de informações que embasam a tomada de decisões estratégicas. O secretário que domina análise de dados é capaz de transformar grandes volumes de informação em insumos claros e objetivos, facilitando o trabalho da gestão.
Essa análise pode ser tanto quantitativa, envolvendo o uso de ferramentas como Excel, Google Sheets e plataformas de Business Intelligence, quanto qualitativa, por meio da interpretação de cenários, comportamentos e tendências de mercado. Em ambos os casos, o profissional precisa ter um olhar crítico, atenção aos detalhes e a capacidade de contextualizar os dados dentro da realidade da empresa.
Ao dominar essa competência, o secretário executivo expande seu campo de atuação para além das funções tradicionais, posicionando-se como um parceiro estratégico indispensável na geração de valor para a organização.
Para além desse desenvolvimento único de cada habilidade, trazendo um recorte das competências comportamentais que são necessárias para atuar na consultoria, função a qual desempenho no momento na Empresa Júnior de Administração da UFBA, tem-se o gráfico abaixo retirado do artigo: “AS SOFT SKILLS NECESSÁRIAS PARA ATUAR NOS PILARES DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO”, publicado da APBSEC, que buscou entender no recorte dos discentes de graduação em Secretariado Executivo Bilíngue da UFPB, se estes têm o autoconhecimento de identificar as competências predominantes com base nos fundamentos teóricos mostrados no artigo.
Ao observar os resultados, abordando o contexto pessoal ao qual me encontro, percebo a presença da coerência com as competências elencadas. No dia a dia, lido com análises voltadas ao Marketing digital, sendo desde o processo de construção dos relatórios de métricas até o desenvolvimento de estratégias de campanhas para tráfego pago e criação de conteúdo, que se mostram como análises mistas que perpassam o quantitativo e o qualitativo, necessitando da observação de contextos diferentes (como exemplo, a observação do público alvo) para cada individualidade dos projetos.
Ademais, percebo que a habilidade de fazer análises se fez muito presente desde o período Trainee, onde precisei construir nas três vertentes, (marketing, organizacional e financeiro) análises aprofundadas com base em dados quantitativos e qualitativos, sendo assim necessário ser um analisador na atuação de consultor.
No que tange ao meio da comunicação, é indiscutível a necessidade desta competência em qualquer profissão, não sendo diferente na atuação de um secretário(a) executivo(a) na consultoria.
A capacidade de ouvir se mostra presente na escuta ativa diariamente, bem como a criatividade, dado a área de atuação a qual exerço, que me induz a exercitar diariamente na criação de criativos bem como de outras peças gráficas.
Outro ponto que destacaria é o perfeccionismo, que apesar de estar com apenas 12,9%, é um pilar que se mostra mais presente do que o entusiasmo e a previsibilidade, apresentados no gráfico. O perfeccionismo vem no sentido de observar cada detalhe e executar as etapas com total atenção para que a qualidade do produto final seja notável, para além disso, com auxílio dos gerentes, o aperfeiçoamento da visão aguçada para cada parte do trabalho que desempenho, vem se desenvolvendo dia após dia, tornando-me cada vez mais perfeccionista no que me proponho a fazer.
Em outro artigo “A EVOLUÇÃO DAS SOFT SKILLS NO SECRETARIADO EXECUTIVO NA PERCEPÇÃO DE RECRUTADORES DE GESTÃO DE PESSOAS”, agora para uma visão mais direcionada ao profissional de Secretariado executivo e sua formação, atuando como tal, tem-se a tabela abaixo com as principais soft skills mencionadas pelos entrevistados durante uma pesquisa:
Esses resultados propõem uma reflexão acerca do quão desenvolvedor o curso de secretariado executivo é, mostrando que durante a formação é trabalhado o desenvolvimento de muitas habilidades comportamentais, que são necessárias para o ambiente mercadológico.
Durante minha experiência no curso, tendo em vista meu período de 6 meses presente, pude perceber que de fato há o cuidado no desenvolver essas e muitas outras habilidades, pois é explicado é mencionado muitas das vezes, fatores determinantes como: confidencialidade, fidelidade, intercomunicação entre diferentes níveis, organização da alta liderança, gestão do conhecimento em grandes quantidades, acompanhamento e preparação de reuniões, auxilio na tomada de decisões e utilização de diferentes ferramentas tecnológicas, que inconscientemente nos fazem perceber a obrigatoriedade deste profissional possuir tais habilidades que consequentemente estão no cotidiano de um profissional de Secretariado Executivo.
Referências
Verônica de Oliveira
Consultora de Projetos