Sumário
Como mapear o fluxo atual (AS-IS) e desenhar o fluxo ideal (TO-BE) na prática
Em outro artigo, foi explorado o que é a notação BPMN e por que padronizar os processos da empresa.
Nesse artigo, fica evidente que, sem processos claros, as empresas ficam reféns do conhecimento individual de colaboradores específicos e perdem até 30% de sua receita em ineficiências operacionais.
Mas depois de entender a importância da padronização e compreender melhor a linguagem gráfica BPMN, surge a dúvida prática: como tirar isso do papel e transformar a rotina da sua equipe?
A resposta está em duas etapas fundamentais da gestão de processos: o AS-IS (o diagnóstico de como as coisas funcionam atualmente na empresa) e o TO-BE (o desenho de como elas devem funcionar idealmente).
O que é mapeamento de processos?
Antes de propor mudanças, é preciso entender o terreno.
Um processo nada mais é do que uma sequência estruturada de atividades que transforma uma entrada (como um pedido ou uma informação) em uma entrega de valor final para o cliente interno ou externo.
Mapear um processo significa construir uma representação visual clara desse caminho, evidenciando:
- O gatilho inicial que desperta a rotina;
- A sequência cronológica de tarefas;
- Quem são os responsáveis (cargos ou setores) por cada ação;
- As decisões e exceções que acontecem no meio do caminho.
AS-IS x TO-BE: Entendendo a diferença
Muitas iniciativas de melhoria falham porque as empresas tentam desenhar o processo ideal sem antes estudar a realidade atual da operação.
É aqui que entram os dois conceitos:
Conceito
Objetivo principal
O que representa?
AS-IS (como é)
Identificar gargalos, retrabalhos, burocracias desnecessárias e etapas manuais.
O retrato fiel e sem filtros de como o trabalho acontece atualmente na empresa.
TO-BE (Como será)
O desenho da versão futura, planejada e otimizada do processo.
Eliminar desperdícios, padronizar rotinas e automatizar tarefas para ganhar eficiência operacional.
Como levantar o fluxo atual (AS-IS) na prática
A construção do AS-IS não deve ser feita com base em suposições da gestão. Ele precisa ser elaborado a partir de entrevistas e conversas guiadas com quem realmente executa a tarefa no dia a dia.
O que perguntar durante a coleta de dados?
Para mapear o estado atual com precisão, conduza o levantamento cobrindo estes pontos-chave:
1. Nome e objetivo do processo: Qual é a finalidade principal dessa rotina?
2. Gatilho de início: O que faz o processo começar? (ex.: chegada de um e-mail, solicitação no sistema)
3. Passo a passo sequencial: Quais ações são feitas, em qual ordem e quais sistemas/planilhas são consultados?
4. Pontos de decisão e exceções: O que acontece quando falta um documento ou quando algo foge do padrão?
5. Responsáveis: Quem executa cada tarefa? (usando o conceito de raias do BPMN para delimitar os papéis)
6. Critério de conclusão: Qual é o marco que define que o processo acabou?
O segredo para um bom diagnóstico: Mapeie o processo como ele de fato acontece, e não como ele deveria acontecer. Exceções, desvios de rota e travas operacionais fazem parte do diagnóstico real e não devem ser omitidos.
O Redesenho
Após o mapeamento do processo em sua forma atual (AS-IS), é comum que a análise revele oportunidades de melhoria: etapas desnecessárias, retrabalho, gargalos ou ausência de padronização. É nesse contexto que se insere o redesenho.
O redesenho consiste na proposição de uma nova versão do processo, mais otimizada, ágil e organizada, corrigindo os problemas identificados durante o mapeamento.
Essa nova versão é chamada de TO-BE, representando como o processo deve passar a funcionar.
Construindo o fluxo TO-BE
Com o mapeamento do AS-IS em mãos, a equipe ganha clareza visual sobre onde a operação trava. A transição para o TO-BE consiste em simplificar e destravar o fluxo:
- Elimine redundâncias: Se uma aprovação passa por quatro pessoas sequenciais sem agregar valor real, simplifique para alçadas claras ou regras paralelas.
- Automatize etapas manuais: Substitua conferências manuais e cálculos pontuais por formulários padronizados e validações automáticas no sistema.
- Centralize informações: Reduza o trânsito de documentos soltos por e-mail ou mensagens, integrando as entradas direto no início da solicitação.
Exemplo prático: Processo de Reembolso de Despesas
Para ilustrar a diferença, veja como um fluxo de reembolso comum se transforma entre o AS-IS e o TO-BE:
Cenário AS-IS (Atual: Lento e Manual)
1. O colaborador envia comprovantes soltos por e-mail.
2. O analista confere documento por documento manualmente.
3. Se faltar algum comprovante, o fluxo trava em um grande ciclo de mensagens de cobrança.
4. O analista calcula os valores um a um na calculadora/planilha.
5. O analista digita manualmente os dados no sistema, programa o pagamento e arquiva os papéis
Cenário TO-BE (Desejado: Otimizado e Fluido)
1. O colaborador preenche um formulário padrão com anexos obrigatórios e cálculo automático.
2. A solicitação já entra registrada no sistema com toda a documentação vinculada.
3. O analista apenas valida se a solicitação cumpre a política interna e aprova o pagamento com um clique.
4. O sistema notifica o colaborador e encerra o fluxo
Conclusão: Mapear é diagnosticar, redesenhar é aprimorar
Desenhar o fluxo AS-IS dá à liderança e à equipe a visibilidade necessária para enxergar desperdícios que passavam despercebidos na correria da rotina.
Já o TO-BE estabelece a meta de excelência operacional que o negócio precisa para crescer de forma escalável e sem retrabalho.
Se a sua empresa ainda opera no modo “apagar incêndios”, o primeiro passo não é contratar mais pessoas ou adquirir ferramentas caras, mas sim estudar o fluxo de trabalho diário do seu negócio visando a eficiência operacional.
Para isso, é necessário entender o seu AS-IS para construir o seu TO-BE com consistência.
Quer entender como mapear os seus processos? Agende uma reunião diagnóstica gratuita com a Empresa Júnior ADM UFBA.
Caio Dantas
Consultor de projetos