O Orçamento base zero, ou seja, sem saldos ou despesas transportadas, faz com que cada época no calendário de uma empresa seja orçado inteiramente de acordo com as necessidades e custos para um período especificado. Seja um mês, um trimestre ou anualmente, um período pode ser qualquer medida de tempo que funciona melhor para o seu negócio. 

No início de um novo período, os requisitos financeiros e despesas justificadas são os principais insumos para o orçamento da empresa, independentemente dele ser superior ou inferior ao período anterior. No começo do próximo, se faz necessário retornar à base zero e repetir o processo. 

Como funciona

O orçamento tradicional, ou orçamento baseado em custos, envolve o gerenciamento das operações de uma empresa com base na avaliação de períodos anteriores. Por exemplo, se uma organização prevê um aumento de 5% na produção graças à conquista de um novo cliente, ela simplesmente adiciona 5% ao orçamento do período anterior.

O orçamento baseado em custos pressupõe que todas as despesas anteriores de produção e operações são necessárias e prossegue com a sua manutenção para essas funções sem análise posterior.

No orçamento base zero, todas as despesas devem ser justificadas a cada período, de forma que as despesas recorrentes sejam revisadas e depois aprovadas, ajustadas ou descontinuadas conforme a necessidade. E as novas despesas são analisadas com a mesma atenção que no orçamento tradicional, mas sempre com o entendimento de que os custos devem ser otimizados para levar à eficiência e valor.

Como iniciar o Orçamento Base Zero

As etapas para iniciar um método de Orçamento Base Zero são:

Identifique seu objetivo. Você espera aumentar a receita em 10%? Você quer cortar custos em 2%? Sua meta precisa ser mensurável e atingível dentro do prazo que você selecionou.

Pense em como é possível atingir esse objetivo. O que você tem em seu arsenal que pode ser usado para ajustar custos, eficiência ou recursos para atingir seu objetivo?

Revise suas opções a partir da etapa 2. A implementação de uma tarefa o ajudaria a atingir seu objetivo? Ou você precisa implementar vários cursos de ação? E se for o caso, você os lança individualmente ao longo do tempo ou todos de uma vez?

Priorize suas novas tarefas e documente os custos necessários para a implementação.

Avalie todos os custos e despesas necessários para o próximo intervalo de tempo em todos os aspectos do seu negócio (ou o departamento que você planeja adaptar para atingir sua meta). Inclua os custos necessários para as novas tarefas documentadas na etapa 4.

Se a avaliação for aprovada e todas as despesas forem justificadas, envolva-se na implementação e siga o seu orçamento. No final, examine suas medições e determine se você atingiu sua meta.

A implementação correu bem? Se houver erros, você deseja ajustar e seguir em frente com o processo no próximo período? Ou interromper completamente as tarefas?

Recomece na etapa 1, no início de um novo período.

OBZ pode ser o ideal para você

Frequentemente configurado em uma base contínua, o processo oferece aos proprietários de negócios a oportunidade de se aprofundar em seus planos de implementação e evitar aumentos de orçamento de carta branca que podem não mostrar um retorno sobre o investimento por longos períodos de tempo.

Outra vantagem desse método de gerenciamento de negócios é que ele pode efetivamente reduzir os custos das operações diárias. Os recursos são alocados apenas quando são necessários, reduzindo o desperdício e a redundância e, ao mesmo tempo, aumentando a comunicação entre os departamentos que requerem melhor coordenação para permanecer dentro do orçamento. 

Por que o Orçamento base zero pode não funcionar?

É verdade que esta metodologia pode levar a custos operacionais mais baixos para grandes empresas, mas isso muitas vezes significa que os departamentos que não geram receita podem ficar sem dinheiro ou com fundos insuficientes. 

Enquanto algumas áreas do seu orçamento, como produção ou vendas, justificam seus gastos facilmente, outras funcionalidades necessárias como atendimento ao cliente ou pesquisa e desenvolvimento podem ter mais dificuldade em justificar suas despesas.

Outra desvantagem do orçamento baseado em zero é que ele pode ser demorado em comparação com o orçamento com base em custos ou com base em atividades. 

Isso é especialmente verdadeiro para organizações maiores, mas também soa real para proprietários de pequenas empresas. Examinar cada item em cada intervalo de tempo, justificando sua necessidade, pode exigir muito trabalho e horas extras.

Independentemente do tamanho da sua empresa, o orçamento base zero exige que você observe mais de perto o que agrega valor ao seu processo. Embora seja uma ação demorada, é um método que, quando utilizado corretamente, pode levar a um crescimento mais equilibrado.

Em última análise, todo empresário que optar por usar o orçamento base zero para suas operações, certamente aprenderá a importância de investir tempo e recursos para orientar a eficiência e o valor de seus negócios.

Orçamento Base Zero vs. Orçamento Tradicional

Todas as empresas usam orçamentos para controlar os gastos e melhorar as formas de minimizar custos e maximizar o lucro. O planejamento orçamentário para o ano corrente e próximo geralmente é baseado naqueles dos anos anteriores.

Na verdade, o orçamento tradicional começa com o do ano anterior e geralmente implementa aumentos ou diminuições percentuais incrementais para atender a novas metas. Essas porcentagens geralmente variam de 1% a 10%.

Às vezes, os orçamentos podem ficar fora de controle ou, em alguns anos, podem apresentar custos significativamente maiores ou menores, dependendo da perspectiva geral do mercado e de outros fatores externos.

Em tais cenários, não faz sentido olhar para o orçamento dos anos anteriores, porque ocorreram mudanças significativas na situação da empresa. Todo o orçamento precisa ser refeito do zero – portanto, é um orçamento base zero.

A empresa deverá analisar cada despesa e aspecto do negócio, um por um. Isso é conhecido como o início essencial dessa metodologia. Enquanto o orçamento base zero examina todas as despesas, o tradicional apenas examina os novos gastos propostos.

Cenário pandêmico

Durante a pandemia do coronavírus, a metodologia do Orçamento Base Zero pode desempenhar um papel fundamental no processo de reorganização e reengenharia de empresas públicas e privadas, preparando-as para um futuro desafiador.

O objetivo desta metodologia de planejamento de custos é criar pilhas de orçamento usando uma abordagem baseada em duas alavancas principais:

Eficiência: buscar a melhor relação custo-benefício para o orçamento;

Valor Agregado: repensar o orçamento com base nas entregas esperadas, visando o mínimo de recursos possíveis para a realização das atividades (limite) e cenários adicionais de melhoria. 

Em conclusão

Resumindo: embora o orçamento base zero seja uma opção que pode criar vários benefícios, também existem algumas desvantagens potenciais.

A implementação do orçamento base zero não é apenas uma decisão contábil e deve ser considerada em conjunto com a estratégia e as metas gerais de negócios da empresa.

É importante ressaltar que, embora ele possa ajudar as organizações a reduzir melhor os custos, é possível que exista uma mudança completa no valor da empresa, bem como em sua cultura.

Por exemplo, se os empreendimentos dependem fortemente da manutenção de um ambiente positivo, vibrante e acessível para seus funcionários, mas todas as despesas para manter esse local foram eliminadas devido ao processo de orçamento baseado em zero, a cultura geral da empresa pode mudar.

Essa mudança pode levar a taxas de rotatividade mais altas e mudanças negativas na percepção da marca. 

De acordo com um estudo da Accenture, apenas cerca de 50% das organizações podem sustentar a economia de custos por mais de um a dois anos, e nesses casos, a avaliação tradicional torna-se ineficaz.

O orçamento baseado em zero deve ser uma decisão colaborativa e unânime dentro da empresa, após consideração cuidadosa de suas vantagens e desvantagens relativas, como por exemplo:

– Mapear: uma entrega é o resultado de uma sequência de atividades para criar algo concreto e mensurável. Basicamente, identifique todos os resultados produzidos por um departamento para representar seu propósito.

É importante observar que as entregas devem ter Acordos de Nível de Serviço (ANS) bem definidos, com o objetivo de vinculá-los a um parâmetro fixo de valor agregado.

– Identificar Itens de Custo: após mapear as entregas, identifique e classifique os recursos (pessoas, tecnologia, materiais, etc.) que possibilitam o cumprimento de todas as entregas necessárias em termos de quantidades e custos unitários.

– Delinear o Limiar: definir o cenário mínimo para garantir a execução de todas as entregas essenciais em conformidade com os requisitos legais e garantindo a sobrevivência do negócio. Esta é a base da Pilha de Orçamento.

– Definir custos incrementais: elementos adicionais que são entregas não essenciais, aqueles acima do limite de ANS e são geralmente aceitos para melhorar os resultados, aumentar a qualidade do produto e serviço ou tornar os riscos mais suaves.

Quanto mais alinhados esses fatores estiverem à estratégia de negócios, mais próximos os custos incrementais relacionados estão do cenário limite – ou sobrevivência do negócio.

– Priorizar pilhas de orçamento: classifique os cenários – limite e custos adicionais – de acordo com as diretrizes do orçamento e priorize cada cenário definido.

O exercício de priorização é geralmente realizado agrupando as necessidades e desejos do centro de custo e gerentes de departamento, em termos do que é necessário ser alocado no orçamento para atingir o plano estratégico. Um excelente exemplo disso, é quando uma empresa visa entrar em um novo mercado, com requisitos de qualidade mais elevados.