Os processos de uma organização

Nada em uma empresa deve ser ignorado, principalmente se está diretamente relacionado aos resultados.

Entretanto,

muitas vezes o que não conseguimos enxergar é como sub atividades se afetam entre si e podem afetar a atividade principal da organização.

Por isso,

é necessário ter a noção dos processos da empresa, entendendo como eles acontecem e se sucedem, pois através dessa noção é possível ter uma sequência de atividades e tarefas bem estruturadas e organizadas.

Um processo,

na verdade, é qualquer atividade (ou conjunto delas) onde existam inputs (entradas), transformação (agregação de valor) e outputs (saídas). O conceito de processo indica a transformação de um insumo em uma entrega. Gerir os processos numa empresa significa gerir o conjunto de transformações que levam a empresa a oferecer seus produtos e serviços, ou seja, é administrar previamente as atividades fim e, consequentemente, os resultados de uma organização.

Em cada empresa há uma grande quantidade de processos que podem ser categorizados para, de acordo com a relevância de cada um, serem tratados de uma forma mais específica.

Na Empresa Jr ADM UFBA consideramos três categorias:

Finalísticos, Gerenciais e de Apoio. A primeira possui uma relação direta com a atividade fim da empresa. A segunda é composta pelas atividades decisórias e de controle na organização, enquanto a terceira categoria é representada pelos processos que dão suporte ao acontecimento dos finalísticos.

Gerenciamento

Um bom gerenciamento dos processos de uma organização conduz a melhoria da qualidade dos resultados, o que consequentemente gera inúmeros outros benefícios para organização, que pode ultrapassar seus concorrentes obtendo vantagens competitivas.

A Exigência pela Qualidade Total

Nos dias atuais, a qualidade é praticamente um fator obrigatório que deve estar inerente aos produtos e serviços que adquirimos e passou a ser um dos principais alvos das empresas.

A Qualidade

A qualidade nas empresas deixou de ser simplesmente encontrar falhas ou defeitos, e passou a impedir que eles aconteçam gerando uma era de qualidade total.

Com um cliente mais informado do que nunca, as empresas procuram alinhar as expectativas deles às suas entregas, e toda a organização passou a ser responsável pela qualidade devido ao aumento do rigor passado pelo aumento das exigências, por isso, a evolução nos processos empresariais é um importante alvo para o alcance da qualidade total.

Mas, o que devo fazer para melhorar a qualidade dos meus processos?

A gestão por processos visualiza as funções de uma organização com base nas sequências de suas atividades, diferente da abordagem tradicional que visualiza por área de atuação. Essa percepção permite uma visão sistêmica do trabalho.

Dessa forma,

é possível identificar nas sequências oportunidades de aperfeiçoamento e melhoria das atividades que compõem o processo.

A gestão por processos pode permitir uma visão mais global e dinâmica de suas atividades, possibilitando maior compreensão dos processos executados, e consequente visão holística da organização.

Com isso,

atividades podem ser redesenhadas, o trabalho pode ser melhor analisado, sistemas podem ser desenvolvidos para otimizar e a gestão do conhecimento pode ser melhorada também para economizar esforços e poupar possíveis retrabalhos no futuro.

Quais são os benefícios que minha empresa pode ter?

Podendo visualizar melhor seus processos e as oportunidades de melhoria que estão inerentes a ele, você poderá fazer modificações como, por exemplo:

• Instalar ferramentas ou Softwares que otimizem alguma fase do processo tornando-o mais rápido ou mais econômico;
• Simplificar processos que não estejam agregando valor do produto ou serviço;
• Reorganizar ou eliminar tarefas que não estejam mais sendo necessárias;
• Ajustar o tempo gasto em cada fase do processo;
• Remodelar o percurso dos recursos no processo;
• Tratar os gargalos entre as atividades;
• Entre outras.

As melhorias nas etapas dos processos empresariais por sua vez podem trazer consequências muito positivas para a gestão das organizações, tanto internamente quanto externamente, através do impacto no produto ou serviço que a empresa oferece ao seu consumidor.

Entre os principais impactos temos:

• Possível redução de preços tornando a empresa mais competitiva no mercado, ou seja, aumento da competitividade;
• Economia de recursos de produção, como tempo, matérias primas, energia, etc.
• Aumento da produtividade;
• Com o aumento da qualidade do produto/serviço, pode-se aumentar a percepção de valor inserida nele;
• Redução de custos de produção e de correção de problemas;
• Melhoria da qualidade dos produtos/serviços da organização;
• Planejamento e prevenção de problemas.

Dependendo dos objetivos e posicionamento da organização, a gestão por processos pode ajudar a atingir dimensões específicas da qualidade, como: desempenho, estética, durabilidade e facilidade de manutenção.

Onde a Empresa JR ADM UFBA pode me ajudar nisso?

Entre os serviços oferecidos pela Empresa JR ADM UFBA pode-se citar a Estruturação Organizacional e a Padronização de Processos. A nossa consultoria possui o conhecimento para orientar a sua empresa a ter uma melhor visão acerca dos processos que a compõem e como eles podem ser melhorados ou remodelados.

Além disso,

é possível criar planos de ação para detalhar a implementação da mudança na organização e na rotina empresarial para que esta possa ter os benefícios e simplificações que esta forma de gestão oferece em sua utilização.

Quer entender melhor como podemos te ajudar nessa organização de processos empresariais? Acesse nosso site e solicite o atendimento de um dos nossos consultores!