Um bom controle de gastos empresariais é fundamental para o sucesso de todo empreendimento. E o contrário pode ser dito:

E uma empresa que não controla corretamente os seus gastos pode enfrentar dificuldades financeiras e isso refletirá no negócio como um todo.

Em primeiro lugar,

a falha, em grande parte dos casos e principalmente em micro e pequenas empresas, está objetivamente na falta de controle, de gestão. Ou seja, os gastos existem, os sócios e gestores têm conhecimento de sua relevância. Mas há gargalos no que diz respeito ao controle dessas saídas de dinheiro.

 

A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE GASTOS EMPRESARIAIS

No dia a dia de uma empresa uma série de recursos é utilizada, movimentada, contratada, adicionada e removida. De maneira mais objetiva, recursos financeiros transitam pela empresa, entrando e saindo.

Além disso, no que diz respeito às saídas financeiras, em particular os gastos para manutenção, produção e crescimento da empresa, é fundamental o controle bem apurado. Porém, essa mesma dinâmica agitada do cotidiano traz desafios para o controle financeiro.

São documentos e informações que precisam ser registrados. Além de gerenciados para que tudo permaneça organizado e trabalhe a favor dos objetivos organizacionais.

Portanto,

podemos dizer, de maneira ampla e simples, que são 3 as ações que precisam ser tomadas continuamente com relação ao controle de gastos:

Controlar as movimentações e identificar os gastos: todo tipo de movimentação financeira da empresa deve ser controlada e, dentre elas, os gastos devem ser identificados;

Registrar todos os gastos: tudo o que for identificado como um gasto deve ser devidamente registrado, preferencialmente com informações detalhadas, como data, classificação, origem, entre outras.

Analisar os gastos da empresa: não basta identificar e registrar os gastos para realizar um controle efetivo. É preciso periodicamente analisar os dados e números e identificar oportunidades de melhorias.

Portanto,

A partir desses 3 passos, é possível realizar uma análise em sua empresa e identificar onde está o ponto falho do controle de gastos. Está na identificação e controle? Ou estaria no registro correto das informações? Ou talvez no uso das informações registradas para realizar boas análises?

 

MANTENHA A ORGANIZAÇÃO E O CONTROLE

 

Podemos concluir que para um efetivo controle de gastos empresariais é fundamental possuir processos financeiros bem definidos. Além de utilizar as ferramentas e sistemas adequados. E esses processos devem estar adequados à realidade atual da empresa.

Para uma empresa trabalhar com eficiência e eficácia, é preciso haver harmonia e integração entre todas as pessoas, departamentos, atividades e objetivos. Trata-se de um organismo vivo em que tudo está interligado. E as ações (ou omissões) de uma pessoa ou departamento afetam diretamente outras pessoas e setores da empresa.

Os gastos da empresa são gerados por departamentos e pessoas diferentes. Ainda que o departamento financeiro seja o responsável direto por seu controle, é fundamental que exista consciência em toda a empresa sobre a importância de todas os gastos e despesas serem devidamente registrados e organizados.

 

PLANEJAMENTO FINANCEIRO

 

Outro fator fundamental para o controle de gastos é possuir um bom planejamento financeiro. Não basta saber quanto a empresa gastou. É preciso haver uma determinação de quanto a empresa pode gastar e o quanto está gastando. Além do que pode ter colaborado para uma diferença entre o montante previsto e o realizado, seja essa diferença positiva ou negativa. Vale aqui ressaltar ainda a importância de um bom controle e gestão do fluxo de caixa.

Vale ressaltar que o planejamento financeiro não deve ser feito em um momento específico e depois deixado de lado, mas continuamente deve ser revisado. Normalmente o último trimestre do ano é utilizado pelas empresas para realizar o planejamento financeiro do ano seguinte. Se for necessário, sua empresa pode recorrer ao auxílio de um consultor empresarial.

 

RELATÓRIOS PARA CONTROLE DE GASTOS

 

Uma vez que as informações são registradas e os gastos identificados, e isto feito através de processos bem definidos, e tendo como referência um bom planejamento financeiro, é preciso investir em boas análises para identificar gargalos e não deixar o dinheiro escapar desnecessariamente. Se a empresa estiver utilizando um sistema de gestão financeira, como um ERP, encontrará relatórios que permitam avaliar a situação. Se todo o controle for realizado através de planilhas eletrônicas, com algum esforço é possível criar relatórios que demonstrem informações importantes.

Esses relatórios e análises visam dar uma visão clara e realista da situação financeira da empresa para os sócios e gestores. Servem também para embasar e orientar planos de ação para reduzir os gastos empresariais. E até mesmo para apontar falhas na operação do negócio. Gerenciar a empresa e as finanças com base em dados concede ao negócio mais solidez e competitividade.

 

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